Sažetak

U ovom članku ćete saznati razne informacije o ERPovima, poput važnosti korištenja, ključnih značajki, o vrstama ERP sustava te kako odabrati pravi ERP sustav. Odmah ćemo vam dati i informacije kako uspješno implementirati ERP, ali i koje izazove predvidjeti te kako ih uspješno prebroditi. Također vam, u ovom članku, pružamo saznanja o najnovijim trendovima i praksama vezanima uz ovaj sustav.

Što je ERP i zašto je važan?

Enterprise resource planning (ERP) odnosi se na kategoriju softvera koje tvrtke koriste za nadzor rutinskih poslovnih operacija, uključujući financijsko upravljanje, administraciju projekta, kontrolu rizika, poštivanje propisa i logistiku. ERP softver sinkronizira kretanje informacija usred operativnih procedura organizacije, predstavljajući jedinstven i učinkovit pristup cijeloj tvrtki. Prikupljanjem konsolidiranih transakcijskih podataka iz različitih izvora, ERP sustavi onemogućavaju dupliciranje podataka te osiguravaju točnost podataka putem jedinstvenog i pouzdanog izvora. U nastavku ćemo razjasniti koncept ERP-a te prednosti upotrebe ovog prilagodljivog softvera.

Ključne značajke ERP sustava

1.   Integracija

Integracijska sposobnost ERP-a izdvaja ga od ostalih softverskih rješenja jer nudi niz aplikacija osmišljenih za besprijekoran rad u timu, omogućujući sveobuhvatnu analizu podataka, smanjene pogreške i troškove, istovremenu upotrebu više komponenti, pojednostavljenu komunikaciju te uvide temeljene na podacima. Kada se sve nalazi na jednom mjestu, možete povećati operativnu učinkovitost i produktivnost.

2.   Automatizacija

Još jedna ključna prednost ERP-a je njegova sposobnost automatizacije različitih poslovnih operacija, čime se eliminira potreba za ručnim unosom podataka u ponavljajućim zadacima kao što su obrada narudžbi, fakturiranje, izvješćivanje i drugo. Ova automatizacija omogućuje zaposlenicima da posvete svoje vrijeme i trud na kompleksnije zadatke, a istovremeno smanjuje rizik od ljudskih pogrešaka povezanih s ručnim unosom podataka.

3.   Računovodstvo

ERP sustavi s računovodstvenim mogućnostima pružaju učinkovito praćenje, pohranjivanje i analizu financijskih podataka. Upravljanje porezima i dugotrajnom imovinom te usklađivanje valuta – sve su to pogodnosti koje ERP nudi. Ove mogućnosti rezultiraju pojednostavljenim procesima i uštedom vremena.

4.   Analiza podataka

ERP sustavi koriste prikupljene podatke za prepoznavanje trendova, generiranje predviđanja za informirane poslovne odluke i procjenu učinkovitosti zadataka.  Informacije može sakupljati iz različitih poslovnih funkcija kao što su prodaja, klijenti te statistika proizvodnje. Također, omogućuje kreiranje proračuna, predviđanje potražnje, i praćenje produktivnosti i učinkovitosti, pružajući brz i jednostavan pristup ključnim poslovnim podacima.

5.   CRM

ERP rješenja unaprjeđuju upravljanje odnosima s kupcima (CRM) konsolidacijom njihovih podataka. Prikupljanjem kontakata, narudžbenica te povijest narudžbi u centraliziranu i lako dostupnu platformu, ERP pomaže tvrtkama da prate zadovoljstvo kupaca i odmah interveniraju kada je to potrebno.

Ovo su samo neke od glavnih značajki koje ERP pruža, ima ih mnogo više koje sigurno mogu koristiti vašem poslovanju.

Prednosti korištenja ERP-a za vaše poslovanje

1.   Poboljšana sigurnost podataka

ERP pruža najvišu razinu sigurnosti podataka. Njegovi sustavi koriste robusne sigurnosne kontrole svojstvene ERP sustavima i pojačane opsežnim ulaganjima u praćenje poslovanja, enkripciju autentifikaciju, i druge vrhunske sigurnosne mjere.

2.   Fleksibilnost

Fleksibilnost je ključna karakteristika ERP platformi. ERP pruža razne prilagodbene pogodnosti kako bi se prilagodili različitim potrebama tvrtki, uključujući jedinstvene procese i specijalizirane metrike. Iako ova fleksibilnost može pridonijeti složenosti sustava, ključna je za poduzeća koja se kontinuirano razvijaju. Uz mogućnost prilagodbe promjenjivim tijekovima rada i ključnim pokazateljima učinka (KPI), ERP sustavi mogu uspješno podržavati tijek vašeg poslovanja, bez potrebe za zamjenom.

3.   Skalabilnost

Skalabilnost je svojstvena prednost implementacije ERP sustava. Ona pomaže osnažiti vašu tvrtku kako biste postigli bolje rezultate i veći rast. Uz ERP možete pristupiti podacima u stvarnom vremenu te time dobiti značajnu prednost u učinkovitom razvoju proizvoda. Štoviše, možete osigurati nesmetano i besprijekorno poslovanje.

4.   Standardizirani podaci

Vrijednost ERP-a leži u konsolidaciji informacija iz različitih odjela na jednom mjestu. To sprječava fragmentaciju podataka u više aplikacija i proračunskih tablica te istovremeno pojednostavljuje pronalazak podataka. Nadalje, ERP eliminira dvostruke podatke i nedosljedne formate, rješavajući izazove koji proizlaze iz takvih decentraliziranih pristupa. Ovaj sustav standardizira ključne podatke te dostavlja dosljedne formate za izvještavanje i analitiku. Pružanjem standardiziranih informacija možete sigurno donijeti odluke, uštedjeti novac i vrijeme.

5.   Smanjenje troškova

Ispravno korišteni ERP sustavi nude značajne uštede troškova sprječavanjem prekida i kašnjenja, uz ponuđene alate u centraliziranom sustavu za pojednostavljene operacije. Uz to, osnaživanjem timova s učinkovitim pristupom informacijama i poboljšanom troškovnom preglednosti, vaš tim će veoma brzo identificirati troškovne promjene.

Uz ove već navedene prednosti korištenja ERP softvera, postoje i još brojne druge poput povećanja produktivnosti, organiziranost, poboljšanje korisničke službe itd.

Vrste ERP sustava i njihove razlike

Postoje različite vrste ERP sustava – ovdje ćemo navesti neke njihove karakteristike i prednosti. Jednom kada odaberete pravi ERP za sebe olakšat ćete si svakodnevne poslovne bitke i ostvariti uspjeh na kojem će vam svi pozavidjeti.

1.   Custom ERP

Custom ERP rješenje je softverski sustav, dizajniran za ostvarivanje jedinstvenih potreba i  procesa određene tvrtke. Njime možete ostvariti poboljšanu učinkovitost i fleksibilnost uz personaliziran i sveobuhvatan pristup upravljanja poslovnih procesa te integracije raznih poslovnih operacija. Nažalost, ovo ERP rješenje nerijetko dolazi s brojnim rizicima koji mogu naštetiti vašem poslovanju.

2.   Standardizirano ERP rješenje

Standardizirano ERP rješenje odnosi se na softverski sustav napravljen po uzoru na najbolje prakse u industriji. Ono vam omogućuje provođenje uobičajenih poslovnih procesa te time pruža dosljedan okvir za implementaciju u raznim tvrtkama. Microsoft Dynamics 365 Business Central jedno je od najboljih ERP rješenja na tržištu, koje se koristi na svjetskoj razini. Pogodan je za tvrtke svih veličina te je u potpunosti prilagođeno tržištu i zakonskim propisima Republike Hrvatske. Možete mu pristupiti putem računala, tableta pa čak i mobitela, bilo kada i bilo gdje. Sigurni smo da ćete uz Business Central ostvariti sve svoje poslovne ciljeve.

Na vama je da sada odlučite koji ERP odabrati.

Koraci za uspješnu implementaciju ERP-a

1.   Postavite ciljeve

Prije implementacije ERP rješenja ključno je definirati ciljeve i uskladiti ih sa specifičnim potrebama poslovanja. Razmotrite ciljeve svoje tvrtke, analizirajte ključne pokazatelje učinka (KPI), razmotrite kako vam ERP sustav može pomoći u rješavanju postojećih problema te tako ostvarite učinkovitu organizacijsku prilagodbu.

2.   Pronađite ERP softver koji zadovoljava sve vaše potrebe

Odabir pravog ERP softvera od iznimne je važnosti jer sva rješenja ne pružaju jednake prednosti. Razmotrite svoju industriju, zahtjeve sustava i buduća očekivanja kako biste izbjegli pristup koji odgovara svima. Procijenite odgovara li vašem poslovanju lokalno rješenje ili rješenje Cloudu. Zatražite smjernice od ERP konzultanta kako biste odgovorili na upite i donijeli konačnu odluku.

3.   Dizajn

U fazi dizajna, detaljni zahtjevi i postojeći tijek rada koriste se za razvoj učinkovitog dizajna za novi ERP sustav, koji uključuje poboljšane tijek rada i poslovne procese. Uključivanje korisnika ključno je tijekom ove faze kako bi imali koristi od njihovih uvida i osigurali prihvaćanje i korištenje novog sustava. Potrebno je analizirati nedostatke prepoznati pojedine zamršenosti i mane,te izvršiti prilagodbu ERP softvera radi usklađivanja sa sustavom. To možete predstaviti partneru ili dobavljaču ERP softvera, kako biste identificirali potencijalno rješenje.

4.   Konfiguracija softvera

Kada odradite sve prethodne korake, faza razvoja može početi. Konfiguracija softvera obuhvaća zadatke kao što su konfiguracija softvera te prilagodba zbog usklađivanja s redizajniranim procesima. Paralelno se može razvijati integracija s postojećim poslovnim aplikacijama. Za lokalne ERP sustave potrebna je instalacija hardvera i softvera. Istovremeno, tim bi trebao izraditi materijale za obuku za korisnike i pokrenuti planiranje migracije podataka.

5.   Migracija podataka

Migracija podataka iznimno je bitna u procesu implementacije. Surađujte sa svojim partnerom za implementaciju na planiranju procesa putovanja podataka, poput čišćenja baza prije migracije, sigurne migraciju te upravljanja podacima nakon migracije. Razmotrite ručnu ili automatiziranu migraciju i verbalizirajte odgovornosti svog partnera. Imajte na umu da migracija podataka može biti dugotrajna, osobito ako su vaši sustavi zastarjeli i različiti. Iskoristite ovu priliku za novi početak identificiranjem potrebnih podataka i tijekova rada. Pravilna priprema za proces migracije važna je za osiguravanje glatkog prijelaza i izbjegavanje prenošenja nepotrebnih ili netočnih podataka.

6.   Testiranje

Nakon što je vaš odabrani ERP sustav konfiguriran i migracija je većim dijelom odrađena, bitno je nastaviti s testiranjem kako biste osigurali ispravno funkcioniranje softvera. Budući da pruža dragocjene uvide u performanse sustava i olakšava neprimjetan prijelaz, faza testiranja je neizostavan korak u implementaciji ERP-a.

7.   Educirajte svoje zaposlenike

Kada je ERP sustav implementiran i testiran, od ključne je važnosti obučiti svoje zaposlenike kako bi osigurali učinkovito i djelotvorno korištenje novog sustava. Angažiranje tima stručnjaka za ERP obuku zaposlenika na licu mjesta pomoći će zaposlenicima da u potpunosti razumiju softver i da ga vješto koriste. Pružanje opsežnije obuke IT timu od iznimne je važnosti za rješavanje budućih tehničkih problema.

8.   Vaš ERP softver je spreman

Tijekom faze postavljanja budite spremni na moguće probleme i izazove, kao i na prilagodbe zaposlenika unatoč prethodnoj pripremi. Projektni tim trebao bi biti dostupan za rješavanje pitanja i problema, a partner za implementaciju može pomoći u rješavanju konkretnih problema.

Izazovi s kojima se susrećete pri implementaciji ERP-a

1.   Troškovi održavanja

Troškovi održavanja ključni su za održavanje ERP sustava operativnim nakon implementacije, te se ne smiju zanemariti. Iako se ERP sustav u početku može činiti pristupačnim, važno je pažljivo razmotriti dugoročne troškove održavanja. Osim toga, osigurajte da dobavljač softvera ili partner pruža stalnu podršku kako biste maksimalno iskoristili prednosti implementacije za svoju organizaciju u budućnosti.

2.   Migracija podataka

Migracija podataka je proces koji traje. Ona se treba pažljivo planirati. Tvrtke mogu odlučiti implementirati sve ERP module istovremeno ili se prvo usredotočiti na one visokog prioriteta, postupno dodajući ostale module kasnije. Nerijetko migracija oduzima dosta vremena, međutim nakon što je ERP softver uspješno implementiran, uvidjet ćete da su se vaše strpljenje i trud isplatili.

3.   Loše planiranje i upravljanje projektom

Neadekvatno upravljanje projektima predstavlja značajan rizik tijekom implementacije ERP-a. Često, tim projektima nedostaju odgovarajući resursi ili organizirani i racionalni pojedinci. Umjesto pažljivog nadzora uprave tvrtke, odgovornost pada na onoga tko je dostupan, što rezultira ograničenim smjernicama od strane ljudi zaduženih za donošenje ključnih odluka.

Trendovi koji oblikuju budućnost ERP sustava

1.   Cloud ERP softver

Cloud ERP softver nudi troškovno učinkovitu implementaciju, automatska ažuriranja softvera i pruža besprijekornu suradnju, što ga čini privlačnim izborom za tvrtke koje traže agilnost, učinkovitost i modernizaciju u svojim ERP sustavima.

2.   Internet stvari (IoT)

Internet stvari (IoT) je mreža međusobno povezanih uređaja koji međusobno komuniciraju i dijele podatke putem interneta. IoT nudi tvrtkama priliku da poboljšaju učinkovitost, steknu uvide u stvarnom vremenu, unaprijede donošenje odluka i omoguće automatizaciju, što povećava produktivnost i konkurentnost u današnjoj digitalnoj eri.

3.   Personalizacija

Cloud ERP platforme razvile su se kako bi ponudile jednostavniju prilagodbu putem platformi s manjim kodom, nudeći priliku za prilagodbom sustava specifičnim zahtjevima. Osim toga, ERP rješenja specifična za industriju postaju sve popularnija jer tvrtke žele pružiti personalizirana iskustva korisnicima.

Najbolje prakse za upravljanje ERP sustavom

Ovdje ćemo navesti korake za učinkovito upravljanje projektima te za osiguranje uspješnog upravljanja projektom implementacije ERP-a.

1.   Redovito održavanje podataka

Obavljajte rutinske aktivnosti održavanja podataka kao što su čišćenje podataka i provjera valjanosti podataka kako biste osigurali točnost i integritet podataka vašeg ERP sustava. Redovito održavanje podataka pomaže u sprječavanju problema poput usporavanja sustava, netočnog izvješćivanja i neučinkovitih procesa.

2.   Obuka i podrška korisnicima

Pružite sveobuhvatnu obuku korisnicima vašeg ERP sustava, osiguravajući da posjeduju potrebne vještine i znanje za učinkovito korištenje sustava. Ponudite stalnu podršku i resurse za rješavanje pitanja i nedoumica korisnika jer tako unaprjeđujete njihov rad i povećavate potencijal sustava.

3.   Sigurnost i kontrola pristupa

Implementirajte robusne sigurnosne mjere za zaštitu osjetljivih podataka i održavanje integriteta sustava. Definirajte korisničke razine pristupa i dopuštenja na temelju radnih uloga i odgovornosti kako biste spriječili neovlašteni pristup i ublažili potencijalne rizike.

4.   Kontinuirana evaluacija i poboljšanje

Redovito procjenjujte izvedbu i učinkovitost vašeg ERP sustava putem ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) i povratnih informacija korisnika. Identificirajte područja za poboljšanje, odredite prioritet poboljšanja i implementirajte potrebne promjene kako biste optimizirali funkcionalnost sustava i zadovoljili rastuće poslovne potrebe.

Kako odabrati pravi ERP sustav za vašu tvrtku

1.   Definirajte svoje zahtjeve

Jasno odredite potrebe i ciljeve svoje tvrtke, uključujući zahtjeve industrije, skalabilnost i integraciju.

2.   Istražite dobavljače

Detaljno istražite ERP dobavljače na temelju reputacije, iskustva, recenzija te zastupljenosti u vašoj industriji. Na taj ćete način suziti izbor dobavljača i pronaći onog koji najbolje ispunjava vaše zahtjeve.

3.   Procijenite prilagodbu

Procijenite ERP sustave za prilagodbu i fleksibilnost kako bi odgovarali vašim jedinstvenim procesima. Potražite što jednostavniju mogućnost prilagodljivosti.

4.   Razmotrite troškove

Procijenite ukupne troškove vlasništva, uključujući početne i tekuće troškove. Procijenite dugoročni povratak investicije i financijsku održivost.

5.   Zatražite demonstracije

Zatražite demonstracije ili probne verzije od dobavljača koji su ušli u uži izbor kako biste testirali značajke, upotrebljivost i kompatibilnost s vašim procesima. Procijenite funkcionalnost, korisničko sučelje i mogućnosti izvještavanja.

Zaključak

Iz našeg „Što je ERP“ članka možemo zaključiti da implementacija ERP sustava pruža tvrtkama brojne prednosti u ovoj modernoj poslovnoj džungli, omogućujući integraciju poslovnih procesa, dijeljenje podataka i poboljšanu vidljivost stanja tvrtke na svim odjelima. Automatizacija procesa i brz pristup podacima povećavaju produktivnost zaposlenika i olakšavaju donošenje informiranih odluka. Unatoč izazovima uvođenja ERP sustava, budućnost leži u trendovima kao što su Cloud implementacija, Internet of Things (IoT) i personalizacija. Naravno nije sve tako jednostavno jer ERP projekt zahtijeva sveobuhvatan plan, redovito ažuriranje te testiranje i praćenje performansi kako bi se osiguralo uspješno korištenje ERP sustava u budućnosti.