Sažetak
Ako planirate implementirati novo ERP rješenje u svoju tvrtku, ključno je pravilo dobro se pripremiti za taj složen proces. To uključuje osiguravanje podrške vodstva, formiranje kompetentnog projektnog tima koji obuhvaća stručnjake iz svih relevantnih poslovnih područja i imenovanje iskusnog voditelja projekta. Također, to podrazumijeva jačanje interne komunikacije kako bi svi zaposlenici bili informirani i angažirani. Osim toga, treba definirati poslovne procese i ciljeve koji će biti ostvareni uz Vaš novi ERP sustav. Bitno je i identificirati ključne korisnike koji će aktivno sudjelovati u projektu te izraditi detaljan plan projekta koji uključuje faze, ciljeve, i komunikacijske strategije. Tijekom testiranja sustava, potrebno je pratiti njegove mogućnosti i potrebe za nadogradnjom, dok će podrška implementatora pomoći u optimizaciji sustava nakon što krene u produkcijski rad. Uvođenje novog ERP sustava nosi promjene, ali kvalitetna priprema, komunikacija i podrška ključni su za uspješnu implementaciju. Uz ovih 9 savjeta sigurni smo da će implementacija Vašeg ERP rješenja proći bez poteškoća.
Uvod
Uvođenje novog poslovnog informacijskog sustava u tvrtku zahtjeva puno vremena, strpljenja i rada. Stoga je priprema tvrtke za projekt uvođenja novog ERP rješenja ključna. Evo nekoliko korisnih savjeta kako se što bolje pripremiti za proces implementacije novog ERP rješenja.
9 savjeta za uspješno implementiranje ERP rješenja
1. Osigurajte potporu vodstva tvrtke
Osvijestite vodstvo tvrtke o predstojećoj implementaciji novog ERP rješenja. Pokušajte im objasniti pozitivan utjecaj koji će proces implementacije ERP-a imati na redovan operativni rad tvrtke. Implementacija poslovnog informacijskog sustava veoma je važna strateška odluka za svaku tvrtku. Iz tog razloga, menadžment i direktori tvrtke trebaju sudjelovati i podržati projekt u svakome njegovom aspektu. Uobičajeno je da tvrtka uz implementaciju novog ERP rješenja ujedno mijenja i prilagođava svoje poslovne procese. Uspješni projekti su oni koji se provode zajedničkim snagama klijenta i implementatora. Također je od iznimne važnosti da su svi sudionici na projektu aktivni u svojim ulogama koje su im dodijeljene. To se odnosi i na sudionike klijenta, kao i na sudionike implementatora.
2. Formirajte kvalitetan projektni tim
Za uspješan odabir pravog poslovnog informacijskog sustava i kasniju implementaciju, potrebno je stvoriti kompetentan projektni tim unutar tvrtke. On bi trebao uključivati one koji imaju ovlasti za donošenje odluka, kao i one koji sustav koriste svakodnevno, na operativnoj razini i dobro poznaju pojedine procese i funkcionalnosti koje su im potrebne. Projektni tim treba obuhvaćati stručnjake iz svih poslovnih područja koja će biti obuhvaćena novim sustavom. Zato ne zaboravite na zaposlene u sektoru financija, prodaje, nabave, skladištenja i proizvodnje.
3. Izaberite stručnog voditelja projekta
Voditelj projekta trebao bi imati pregled nad cjelokupnim poslovanjem tvrtke i jasno razumjeti ciljeve implementacije ERP sustava. Adekvatan će voditelj najbolje razumjeti međuovisnost pojedinih procesa i kako se oni odražavaju na područja unutar sustava. On bi trebao biti komunikativna i organizirana osoba jer mora usmjeravati svoj tim i pratiti realizaciju definiranog projektnog plana. S obzirom na kompleksnost ERP sustava, važno je pažljivo odabrati prave funkcionalnosti i uskladiti želje i potrebe korisnika u različitim područjima poslovanja. Katkad je također potrebno postići kompromis, kako biste osigurali uspješnost Vaše ERP implementacije. Voditelj projekta treba imati punu podršku menadžmenta tvrtke i moć donošenja odluka s ključnim korisnicima tijekom čitavog trajanja projekta. Isto tako, bitno je da se on držati unutar projektnog okvira i zna postaviti prioritete.
4. Ojačajte internu komunikaciju
Potrebno je ojačati internu komunikaciju u tvrtki vezanu za implementaciju novog ERP rješenja. Promjena poslovnog informacijskog sustava dugotrajan je i uglavnom težak proces, koji ponekad i ne rezultira postavljenim ciljevima. Stoga je važno da su svi informirani o projektu; o ciljevima, namjeni i vremenskom planu projekta. Na ovaj način, možemo stvoriti pozitivniji odnos među zaposlenicima i smanjiti greške tijekom implementacije ERP rješenja. Svaku završenu fazu projekta potrebno je objaviti svim zaposlenicima. Bilo bi također poželjno nagraditi sudionike projekta, za njihov trud i doprinos.
Aktivna komunikacija s uključenim stranama u stvarnom vremenu i redovito informiranje zaposlenika o svim promjenama su od izuzetnog značaja. Prije nego zaposlenici prihvate promjenu, ona im mora biti jasno priopćena i trebaju ju razumjeti. To je izuzetno važno kod prihvaćanja i proaktivnog sudjelovanja u implementaciji i korištenju novog poslovnog informacijskog sustava. Pozitivan stav, te jasna i pravovremena komunikacija odlučujuće doprinose angažmanu svih sudionika na projektu.
5. Definirajte poslovne procese i ciljeve
Definirajte popis poslovnih procesa, te potrebnih funkcionalnosti i odredite ciljeve koje želite postići implementacijom novog ERP rješenja. U početnoj fazi, ključno je detaljno opisati željene radne procese i postaviti ciljeve za njihovo ostvarenje pomoću novog sustava. Na taj način će Vam implementator moći ponuditi adekvatne module i funkcionalnosti koje su Vam potrebne. Implementator bi Vam tijekom faze analize trebao pomoći definirati kako će se vaši procesi pokriti budućim ERP rješenjem.
Ključno pitanje u ovom dijelu bit će hoćete li aplikaciju prilagoditi svojim poslovnim procesima ili svoje poslovne procese prilagoditi aplikaciji. Točnog odgovora nema, no morate biti svjesni da ako određeni proces rada doprinosi Vašoj konkurentskoj prednost, dobro je razmisliti o prilagodbi sustava.
Međutim, to nije uvijek pravi način, jer strane prakse i standardni procesi mogu uvesti dobre prakse i u Vaše poslovanje koje će pridonijeti poboljšanju i optimizaciji Vašeg poslovanja. U obzir uzmite i buduće nadogradnje poslovnog sustava. Ipak je lakše izvršiti nadogradnju poslovnog sustava na novije verzije ako koristite standardne funkcionalnosti poslovnog sustava.
6. Definirajte ključne korisnike
Identificirajte ključne korisnike prema različitim modulima i sektorima u tvrtki. Tijekom procesa implementacije, ključni korisnici također će igrati važnu ulogu na projektu. To su pojedinci u tvrtki koji dobro vladaju poslovnim procesima za svoje područje rada, imaju pozitivan stav prema promjenama i mogu aktivno sudjelovati na cjelokupnom projektu implementacije. Oni će biti ključni element tijekom samog projekta implementacije, a kasnije će također pomoći ostatku tima u testiranju i korištenju aplikacije. Na taj će način uvelike pridonijeti uspješnoj implementaciji budućeg ERP rješenja.
7. Izradite detaljan plan projekta
Napravite detaljan plan projekta koji uključuje raspored aktivnosti na projektu, ciljeve i rizike projekta, način komunikacije te rezultate svake pojedine faze projekta. Nakon toga, slijedi faza implementacije u kojoj ćete surađivati s pružateljem usluga poslovnog sustava. Ova faza uključuje instalaciju testnog i produkcijskog sustava, analizu poslovnih procesa, razvoj dorada, migraciju matičnih podataka, testiranje i obuku korisnika te uvoz početnih stanja. Važno je pridržavati se unaprijed definiranih rokova za dostavu podataka implementatoru kako bi se projekt mogao ostvariti u planiranom vremenskom okviru. Trebate biti svjesni da slanje nepotpunih ili netočnih podataka koji se trebaju unijeti u novo ERP rješenje može otežati rad i produžiti vrijeme trajanja implementacije.
8. Izradite listu s popisom funkcionalnosti
Tijekom testiranja sustava počet ćete upoznavati sve više novi poslovni sustav, a zatim će se rađati nove ideje i želje o tome što biste od sustava željeli još dobiti. U ovoj fazi je ključno da počnete voditi listu s popisom funkcionalnosti koje su Vam potrebne te ih klasificirati na:
- neophodne (must have)
- potrebne (should have)
- željene, ali ne i presudne za ulazak u produkcijski rad (nice to have).
Nakon što ste neko vrijeme koristili sustav u produkcijskom radu imat ćete realniju sliku o njegovim mogućnostima i ograničenjima. Tako ćete moći lakše procijeniti jesu li neke nadogradnje i proširenja poslovnog sustava uopće potrebni.
9. Uspostavite suradnju s implementatorom
Sada kada ste pokrenuli produkcijski način rada Vašeg ERP rješenja, potrebno je imati podršku implementatora u početnom razdoblju rada. Tako će početni period prošao lakše i bezbolnije. Možete očekivati da će početak rada u novom poslovnom sustavu biti sporiji i da će se pojaviti neki zastoji dok se stvari ne usklade i dok korisnici ne steknu iskustvo i navike u radu s novim sustavom. Važno je u navedenom razdoblju redovito pregledavati i prilagođavati sustav za optimizaciju.
Zaključak
Uspjeh projekta ne ovisi samo o izboru ERP rješenja, već i o ljudima koji sudjeluju u projektu – kako na strani klijenta tako i na implementatora. Ključ je dobra i jasna dvosmjerna komunikacija na projektu. Uvođenje novog poslovnog informacijskog sustava za krajnje korisnike znači promjenu. Neki je prihvaćaju s odobravanjem i željom za napretkom, dok je drugi doživljavaju s manjim ili većim otporom. No ukoliko se priprema projekta kvalitetno definira i komunikacija na projektu jasno odvija otpor korisnika se tim više smanjuje. Nakon perioda od 3-6 mjeseci od početka produkcijskog rada korisnika u novom poslovnom sustavu situacija se uglavnom stabilizira. Tada korisnici počinju biti svjesniji što su sve dobili s novim poslovnim sustavom i koje bi im funkcionalnosti mogle pomoći u daljnjem radu.
Ovakvom organizacijom implementacije, ona će proći brže i s manje stresa po sve sudionike procesa implementacije. To će rezultirati i boljem ostvarenju ciljeva te budžeta projekta u konačnici.
Mi u NavBizu imamo bogato iskustvo implementiranja modernih provjerenih Microsoft ERP rješenja. Kontaktirajte nas već danas kako bismo Vam pomogli iskoristiti sve vaše potencijale.
HR 
EN